Quelques éléments en vrac de gestion de projet

Quelques éléments en vrac de gestion de projet

10 avril 2020 Culture Planification 0

En cas d’incompréhension d’un terme employé, pensez à jeter un œil sur notre lexique.
Et si besoin n’hésitez pas à poser la question en commentaire ou en nous envoyant un mail.

Le suivi et ses indicateurs

Un indicateur est un chiffre qui permet de quantifier un objet quelconque. C’est un outil qui tend à être objectif et documenté. Il est intégré à une procédure de suivi plus globale afin d’aider à la prise de décision.

Définition:

Diminuer les inconnues:
Le schéma suivant est valable dans toute mise en œuvre de projet :

Au plus les variables inconnues sont nombreuses, au moins la mise en œuvre du projet est fiable. Trouver les indicateurs pertinents et les intégrer à une procédure de suivi permet d’étendre rapidement le domaine “connu” et donc la fiabilité du projet.

Le besoin de fiabilité d’un projet dépend des conséquences s’il échoue.

Entre “Survivre (objectif) en quittant telle ville (stratégie)” et “Se détendre (objectif) en allant à la mer (stratégie)”, il n’y a pas le même niveau de risque.(modifié

Ancrer dans la réalité:
Anticiper les indicateurs permet de les ancrer dans la réalité et de ne pas avoir à les assimiler et à les analyser en situation d’urgence. Ainsi l’esprit est plus efficace pour gérer la situation puisqu’il l’aura – au moins en partie – déjà vécu via l’imagination.

Accélérer la prise de décision:
S’il suffit de suivre un barème pré-établi pour prendre des décisions plutôt que de chercher comment s’en sortir au moment où les évènements se déroulent, la prise de décision est fortement accélérée, impliquant une grande réactivité et donc une maximisation des chances de réussite.

En pratique:

Déterminer les indicateurs:
Un indicateur doit répondre par un chiffre à au moins une des questions suivantes :

Quoi et quand ? Quoi et combien ?

Une idée vague ou un concept ne sont pas des indicateurs. Donc “pénurie alimentaire” n’en est pas un.
Il est possible de générer un liste d’indicateurs qui ne sont valables que dans une situation donnée (un scenario secondaire), et de ne les analyser que si cette situation arrive (donc suivi de la situation également).
Il n’est pas absurde d’envisager qu’il n’y ait plus de réseau téléphonique même si la probabilité que cela arrive est faible. Il faut alors garder cette éventualité dans un coin jusqu’à ce que des indicateurs spécifiques tirent la sonnette d’alarme.

Mettre en place le suivi:
Un suivi permet avant tout de gérer les risques et de pouvoir rapidement agir dans une situation donnée.
Préparer le suivi consiste à déterminer les indicateurs mais également le moyen concret de les obtenir et de déterminer une échelle d’aide à la décision dans laquelle ils seront positionnés.

Exemple d’une échelle de risque, pour tel indicateur avec telles valeurs :

“Risque faible” peut impliquer l’augmentation du rythme de suivi des indicateurs, passage d’un suivi hebdomadaire à un suivi quotidien.

“Risque élevé” peut impliquer la concrétisation des actions envisagées, passage à l’acte après un délai déterminé.

“Trop tard” est un curseur à ne pas dépasser (mode dégradé).

Suivre:
Faire tout ce travail n’est pas suffisant, la diminution du sentiment d’urgence qui se produit invariablement avec le temps qui passe peut nous entraîner à relâcher la vigilance et à ne pas utiliser le suivi mis en place.

Les qualités à développer:

Anticipation:
Mouvement de la pensée qui imagine ou vit d’avance un événement.

Flexibilité:
Qu’on peut adapter aux circonstances particulières.

L’anticipation est plus aisée en gardant en tête que les décisions envisagées ne sont pas gravées dans le marbre, et qu’il peut-être même être préférable de les modifier au moment venu en fonction des circonstances réelles.

Assiduité:
Application constante à un travail, une action.

L’avancement et la communication

En dehors du suivi des indicateurs, la gestion de projet implique également le suivi de l’avancement même du projet.

Point sur l’avancement du projet:

Il n’y a pas forcément besoin de faire des réunions, mais décliner régulièrement (1x / semaine par exemple) les objectifs dans les termes suivants peut aider à la réalisation :

– Objectifs prévus (dans la semaine précédente) et réalisés
– Objectifs non prévus et réalisés
– Objectifs prévus (dans la semaine précédente) et non réalisés
– Objectifs en cours – Objectifs à venir (pour la semaine suivante)

Ré-évaluation des objectifs:

Un objectif peut ne pas avoir été réalisé pour de multiples raisons. Il est intéressant de les analyser systématiquement pour ré-évaluer les facteurs qui ont une influence, comme par exemple : l’implication individuelle, le niveau d’exigence, des prédécesseurs bloquants, etc.

La communication avec les autres:

Si le projet implique des tiers qui sont en situation de s’engager, leur communiquer l’avancement de manière régulière leur permet de constater le sérieux et la fiabilité du projet.

By Ambre.

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